المكتب التنفيذي الوزاري

المكتب التنفيذي الوزاري

وحدة السكرتارية

وحدة الأرشفة والمراسلات.

وحدة المتابعة.

المهام والاختصاصات:-

-تسجيل المكاتبات التي ترد من إستقبال الوزارة (القيودات) وختمها وتسجيلها و متابعتها بعد خروجها.

-توجيه المكاتبات التي تحتاج إلى قرارات وتوجيهات السيد الوكيل وتحويل المكاتبات الأخرى إلى الإدارات المختصة مباشرة.

-إستلام المكاتبات الواردة من السيد الوزير والسادة وزراء الدولة والجهات الخارجية وعرضها على السيد الوكيل ليقرر ويوجه بشأنها للإدارات المعنية المختصة لإجراء اللازم نحوها.

-عرض المكاتبات الواردة من الإدارات المختصة من داخل الوزارة ليتخذ السيد الوكيل قرارات بشأنها أو رفعها للسيد الوزير أو السادة وزراء الدولة حسبما يقتضي الأمر.

-إرسال المكاتبات الصادرة من السيد/ الوزير والسيد الوكيل للجهات المختلفة داخل وخارج السودان عبر البريد السريع.

-متابعة المكاتبات الصادرة عبر البريد الالكتروني إلى مجلس الوزراء.

-تصنيف المكاتبات إلى مكاتبات عمومية وأخرى سرية وحفظها بالملفات الخاصة بها.

– التنسيق الكامل مع الإدارات المختصة لإعداد تقارير الأداء الموحدة للوزارة الربع سنوية والنصف سنوية والسنوية.

-مراجعة بعض التقارير التي ترد لمكتب السيد الوكيل لإبداء أي ملاحظات عليها.

-تنفيذ ومتابعة التوجيهات الصادرة من السيد الوكيل فيما يختص بتشكيل اللجان الفنية والمشاركة فيها والقيام بدور السكرتارية لتلك اللجان والعمل في أغلب الأحيان مقرراً لها.

-التنسيق والإعداد وحضور الإجتماعات التي يترأسها السيد الوكيل.

-الإطلاع على كل المكاتبات والملفات المحولة وتجميع كل ما يتعلق بها من خلفيات وبيانات والرد على الحالات ذات الطابع الروتينى ورفع التى تستدعى الرد من  الوكيل إليه.

-تنفيذ أى تكليفات أو توجيهات صادرة من الوكيل.

-إعداد ومتابعة برنامج إجتماعات الوكيل وتفريغ محاضر الإجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات.

-الإشراف والإعداد والمتابعة لمواعيد ولقاءات وزيارات الوكيل.

-متابعة  العاملين بالوزارة الذين تم تكليفهم بواسطة الوكيل لأداء أي مهام.

-تنسيق المخاطبات بين رئاسة مجلس الوزراء والوزارة.

-متابعة تنفيذ قرارات وموجهات مجلس الوزراء ورفع تقارير بذلك.

-إعداد التقارير الفنية والادارية ومسودة مكاتبات الوكيل.

-متابعة إحتياجات وإستحقاقات الوكيل والمكتب التنفيذى.

-أعداد الخطط وبرامج العمل والتقارير الدورية للمكتب